Was Arbeitgeber über Fristen, Behördenwege und die häufigsten Verzögerungen wissen müssen.
Der Antrag auf Beschäftigungsbewilligung für Saisonmitarbeiter aus Drittstaaten folgt einem klar strukturierten Verfahren – mit festen Fristen, mehreren Behördenstellen und einem Zeitfenster, das weniger Spielraum lässt, als viele Betriebe zunächst annehmen.
Wer plant, für die kommende Saison Mitarbeiter aus Nepal einzustellen, sollte mindestens 12 Wochen vor dem gewünschten Arbeitsbeginn mit der Vorbereitung starten. Angesichts aktuell verlängerter Wartezeiten auf Visumtermine in Kathmandu ist dieser Vorlauf nicht mehr optional – er ist notwendig.
Der Prozess im Überblick
Der Gesamtablauf lässt sich in drei Phasen gliedern: die Vorbereitung und Antragstellung, das AMS-Verfahren inklusive Beiratsentscheidung sowie das Visumsverfahren in Nepal. Jede dieser Phasen hat ihre eigene Dynamik – und ihre eigenen Risiken für Verzögerungen.
Phase 1: Vorbereitung & Antragstellung
Bevor ein Antrag gestellt werden kann, steht die Kandidatenauswahl. Arbeitgeber erhalten von treamjob aufbereitete Profile geeigneter Bewerber aus Nepal – mit Berufserfahrung, Sprachkenntnissen und Referenzen. Ein kurzes Videointerview ermöglicht einen ersten persönlichen Eindruck, bevor die Entscheidung fällt.
Was den bürokratischen Teil betrifft, beschränkt sich der Aufwand für den Betrieb auf einen einzigen Schritt: die Einrichtung eines eAMS-Zugangs und die Erteilung einer Zugriffsberechtigung für treamjob. Antragstellung, Dokumentenvorbereitung und sämtliche Kommunikation mit dem AMS übernimmt treamjob vollständig.
Die einzige laufende Mitwirkung des Betriebs während des Verfahrens: Im Zuge des Ersatzkraftverfahrens übermittelt das AMS Kontakte von österreichischen und EU-Arbeitskräften, die für die Stelle in Frage kämen. Der Betrieb muss dokumentieren, ob sich diese Personen tatsächlich gemeldet haben und warum sie gegebenenfalls nicht geeignet sind.
Phase 2: AMS-Verfahren & Regionaler Beirat
Nach Einreichung des Antrags beginnt das Ersatzkraftverfahren – die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung, ob die offene Stelle nicht vorrangig mit inländischen oder EU-Arbeitskräften besetzt werden kann. Für Mitarbeiter ohne bestehenden Stammsaisonär-Status ist dieses Verfahren verpflichtend und kann den Zeitplan spürbar verlängern.
Ist das Ersatzkraftverfahren abgeschlossen, entscheidet der Regionale Beirat über die Zulassung. Das Gremium, bestehend aus Vertretern der Sozialpartner, tagt in der Regel dienstags. Damit ein Fall auf der Tagesordnung erscheint, müssen alle Unterlagen am Freitag der Vorwoche vollständig vorliegen – was bedeutet, dass das Ersatzkraftverfahren spätestens am Donnerstag davor abgeschlossen sein muss.
Verpasste Einreichfristen bedeuten nicht nur eine Woche Verzug, sondern unter Umständen mehrere – je nach Terminlage der nächsten Sitzung.
Nach positiver Entscheidung des Beirats ergeht der AMS-Bescheid, der die rechtliche Grundlage für die Visumbeantragung in Nepal bildet.
Realistische Dauer dieser Phase: ca. 3 Wochen.
Phase 3: Visumverfahren & Einreise
Der AMS-Bescheid allein reicht nicht aus – der Mitarbeiter benötigt ein österreichisches Visum, das beim Honorarkonsulat in Kathmandu beantragt wird. Genau hier liegt aktuell der größte Engpass im gesamten Prozess.
Die Wartezeiten auf einen Visumtermin in Kathmandu haben sich 2025/2026 deutlich verlängert. Mit 3 bis 4 Wochen zwischen Terminbuchung und tatsächlichem Vorsprachetermin muss derzeit realistisch gerechnet werden.
Hinzu kommt eine weitere Neuerung, die viele Betriebe überrascht: Die Visumbehörde fordert seit Kurzem zusätzliche Nachweise, die belegen, dass der Antragsteller nach Ablauf der Saison nach Nepal zurückkehren wird – etwa Grundbesitznachweise, Heiratsurkunden oder vergleichbare Dokumente. Diese Anforderungen sind neu, nicht immer klar kommuniziert und für Erstantragsteller, die den Prozess ohne Begleitung angehen, eine häufige Quelle von Verzögerungen und Ablehnungen.
Nach dem Visumtermin beträgt die Bearbeitungszeit der Behörde 25 Tage. Erst nach Ausstellung des Visums kann die Einreise geplant werden.
Realistische Dauer dieser Phase: 6 bis 8 Wochen.
Gesamtzeitplan auf einen Blick
| Phase | Inhalt | Dauer |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Kandidatenauswahl, eAMS-Zugang, Antragsvorbereitung | ca. 1 Woche |
| AMS-Verfahren | Ersatzkraftverfahren, Beiratssitzung, Bescheid | ca. 3 Wochen |
| Visumverfahren | Terminwartezeit Kathmandu + 25 Tage Bearbeitung | ca. 6–8 Wochen |
| Gesamt | 10–12 Wochen |
Was treamjob übernimmt – und was beim Betrieb bleibt
treamjob:
- Kandidatenvorauswahl und Profilaufbereitung
- Vollständige Antragstellung über das eAMS-Portal
- Koordination und Kommunikation mit dem AMS
- Fristenmanagement für Ersatzkraftverfahren und Beiratssitzung
- Vorbereitung und Prüfung aller Unterlagen für das Visumverfahren
- Begleitung bis zur Anreise des Mitarbeiters
Der Betrieb:
- Einrichtung eines eAMS-Zugangs mit Zugriffserteilung für treamjob
- Rückmeldung zu gemeldeten Bewerbern aus dem Ersatzkraftverfahren
- Bereitstellung einer geeigneten Unterkunft
Warum der richtige Zeitpunkt entscheidend ist
Der häufigste Fehler, den Betriebe machen: Sie beginnen zu planen, wenn die Saison bereits greifbar ist – also vier bis sechs Wochen vor dem Wunschtermin. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich ein rechtzeitiger Arbeitsbeginn kaum noch realisieren.
Die Beiratssitzungen folgen einem festen Rhythmus, Visumtermine in Kathmandu lassen sich nicht beschleunigen, und die Behördenbearbeitungszeiten sind fix. Was sich hingegen steuern lässt, ist der Startzeitpunkt der Planung.
Wer für die Sommersaison plant, sollte spätestens im Februar mit treamjob in Kontakt treten. Wer für die Wintersaison plant, entsprechend ab August/September.
